Zostaw zapytanie o konsultację —
pomożemy Ci
znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do procesów biznesowych Twojej firmy.
- PL
Wraz z rozwojem firmy zespoły HR coraz częściej mierzą się nie z brakiem narzędzi, lecz z nadmiarem ręcznych, powtarzalnych zadań: odpowiadaniem na powtarzające się pytania, weryfikacją dokumentów, wstępnym screeningiem kandydatów, przygotowywaniem raportów oraz wyszukiwaniem informacji w różnych systemach.
Skalowanie procesów HR bez automatyzacji staje się praktycznie niemożliwe. Dlatego coraz więcej firm wdraża systemy HRM oraz narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, które pomagają automatyzować rutynowe zadania, szybciej przetwarzać dane i podejmować trafniejsze decyzje. Obecnie korzysta z nich już 43% organizacji, w porównaniu z 26% w 2024 roku.
Dziś AI nie jest już nowością, lecz powszechnie wykorzystywanym i często niezbędnym narzędziem biznesowym. Z rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji korzysta już 69% specjalistów HR, wspierając procesy rekrutacji, onboardingu, analityki HR oraz zarządzania pracownikami.
Przez wiele lat głównym zadaniem działów HR była administracja kadrowa: prowadzenie dokumentacji, ewidencja czasu pracy, raportowanie, organizacja szkoleń oraz nadzór nad procesami wewnętrznymi. Współczesny biznes oczekuje jednak od HR znacznie więcej — wsparcia w pozyskiwaniu i utrzymywaniu talentów, rozwoju kultury organizacyjnej oraz wspierania zmian zachodzących w firmie.
Dlatego przedsiębiorstwa coraz aktywniej wykorzystują sztuczną inteligencję w procesach HR. Przykładowo IBM informuje, że zautomatyzował już około 94% rutynowych zadań HR. Jeszcze bardziej interesujące jest jednak to, że automatyzacja pozwoliła uwolnić zasoby i skierować je do działań o znacznie wyższej wartości biznesowej. Takie przykłady pokazują, że dział HR stopniowo przekształca się z funkcji wspierającej w jednego z kluczowych motorów rozwoju przedsiębiorstwa.
Najważniejsze jest to, że AI wspiera specjalistów HR, a nie ich zastępuje. Wdrażanie sztucznej inteligencji polega przede wszystkim na automatyzacji zadań operacyjnych, które każdego dnia pochłaniają cenny czas zespołów.
Efekty są szczególnie widoczne w procesach, które dotychczas opierały się głównie na pracy manualnej. Poniższe przykłady dobrze to ilustrują.
W ramach transformacji cyfrowej Lenovo wdrożyło rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, które samodzielnie przetwarza dokumenty, rozpoznaje wymagane dane i wprowadza je do systemów korporacyjnych bez udziału pracowników.
Rezultaty okazały się imponujące. Czas przetwarzania rozliczeń kosztów skrócił się o około 90%, dział HR oszczędza niemal 6 000 godzin pracy rocznie, a wydajność wybranych procesów wzrosła od pięciu do ośmiu razy.
Firma Covestro skoncentrowała się na jednym z najbardziej rutynowych procesów HR — obsłudze zwolnień lekarskich. Wcześniej każdy dokument musiał być ręcznie sprawdzany i wprowadzany do systemów kadrowych. Po wdrożeniu rozwiązania AI system automatycznie rozpoznaje dokumenty, odczytuje niezbędne informacje i przekazuje je do systemów HR oraz payroll. Specjaliści angażują się jedynie w przypadkach wymagających dodatkowej weryfikacji lub podjęcia decyzji.
W rezultacie firma skróciła czas przetwarzania dokumentów o 85%, osiągnęła 95% dokładności przetwarzania danych oraz zautomatyzowała obsługę około 500 dokumentów tygodniowo.
Doświadczenia międzynarodowych firm pokazują, jakie rezultaty można osiągnąć dzięki automatyzacji i sztucznej inteligencji. Dla większości przedsiębiorstw ważniejsze jest jednak inne pytanie: jak dostosować te rozwiązania do własnych procesów HR i uzyskać z nich realne korzyści biznesowe?
Obecnie wiele procesów HR można zautomatyzować bez konieczności tworzenia złożonych, dedykowanych rozwiązań — przy wykorzystaniu wyspecjalizowanych agentów AI. W szczególności agenci RAG sprawdzają się tam, gdzie rozwiązanie musi pracować z dokumentami wewnętrznymi, politykami firmy, bazami wiedzy lub danymi pochodzącymi z systemów korporacyjnych.
SMART business tworzy rozwiązania AI oparte na technologiach Microsoft. Pozwala to integrować agentów AI z istniejącą infrastrukturą cyfrową przedsiębiorstwa i automatyzować różnorodne procesy HR: obsługę dokumentów, wewnętrzne zapytania pracowników, analitykę HR, rekrutację oraz wsparcie onboardingu.
Pierwszy kontakt z kandydatem często decyduje o jego postrzeganiu firmy. Jednak gdy na jedno stanowisko napływają dziesiątki, a nawet setki aplikacji, utrzymanie szybkiej i wysokiej jakości komunikacji staje się coraz trudniejsze.
Agent AI do rekrutacji automatyzuje pierwszy etap kontaktu z kandydatami: odpowiada na najczęściej zadawane pytania, przeprowadza wstępną kwalifikację oraz pomaga ograniczyć ryzyko utraty wartościowych kandydatów z powodu opóźnień w komunikacji.
Co zyskuje firma?
Wstępna selekcja CV jest jednym z najbardziej czasochłonnych etapów procesu rekrutacji. Bez automatyzacji rekruterom coraz trudniej jest szybko identyfikować odpowiednich kandydatów i nie tracić najlepszych specjalistów z powodu wydłużającego się procesu.
Agent AI do screeningu automatyzuje ten etap: analizuje CV, ocenia zgodność kandydatów z wymaganiami stanowiska, tworzy ranking kandydatów, przygotowuje krótkie podsumowanie profilu oraz proponuje pytania do rozmowy kwalifikacyjnej.
Co zyskuje firma?
Gdy firma prowadzi jednocześnie kilka procesów rekrutacyjnych, przygotowanie do rozmów kwalifikacyjnych zaczyna pochłaniać coraz więcej czasu. Każde stanowisko wymaga własnych kryteriów oceny, scenariuszy rozmowy oraz zestawu pytań.
Agent AI analizuje opis stanowiska oraz CV kandydata, przygotowuje strukturę rozmowy kwalifikacyjnej, proponuje odpowiednie pytania i pomaga skupić się na kompetencjach najważniejszych dla danej roli.
Co zyskuje firma?
W większości organizacji dane pracowników są rozproszone pomiędzy różnymi systemami: platformami HRM, systemami LMS, narzędziami do oceny efektywności oraz wewnętrznymi badaniami pracowników. W efekcie zespoły HR poświęcają dużo czasu na zbieranie informacji i przygotowywanie raportów.
Agent AI do analityki HR integruje dane z wielu źródeł w jeden profil pracownika, umożliwiając zespołom HR i menedżerom szybszą analizę wyników pracy, rozwoju kompetencji, poziomu zaangażowania oraz innych kluczowych wskaźników.
Co zyskuje firma?
Procesy kadrowe obejmują pracę z dużą liczbą dokumentów: umowami, wnioskami, zaświadczeniami, certyfikatami i innymi. Ich weryfikacja oraz wprowadzanie danych do systemów często zajmują dużo czasu i zwiększają ryzyko błędów.
Rozwiązanie AI do weryfikacji dokumentów automatycznie rozpoznaje informacje ze skanów, plików PDF, zdjęć i innych dokumentów, weryfikuje je, a następnie przekazuje do systemów firmowych w celu dalszego przetwarzania.
Co zyskuje firma?
Na dużych zakładach produkcyjnych ręczne monitorowanie przestrzegania przepisów BHP jest trudne. Każde naruszenie może prowadzić nie tylko do obrażeń pracowników, lecz także do przestojów, kar finansowych i dodatkowych kosztów dla firmy.
Rozwiązanie AI oparte na technologii computer vision analizuje obraz z kamer monitoringu i automatycznie wykrywa naruszenia zasad bezpieczeństwa, takie jak brak środków ochrony indywidualnej, przebywanie w strefach niebezpiecznych czy inne potencjalne zagrożenia.
Co zyskuje firma?
Od rekrutacji i onboardingu nowych pracowników po analitykę HR, zarządzanie wiedzą i nadzór nad bezpieczeństwem — nowoczesne rozwiązania AI pomagają automatyzować zadania, które wcześniej wymagały znacznych nakładów czasu i pracy.
W efekcie zespoły HR zyskują więcej czasu na pracę z talentami, rozwój kultury organizacyjnej i wspieranie strategicznych celów biznesowych. Firmy natomiast otrzymują nowe możliwości zwiększania produktywności, skalowania procesów oraz wzmacniania swojej pozycji rynkowej.
Jeśli chcesz ocenić potencjał automatyzacji AI w swoich procesach HR, zespół SMART business pomoże przeanalizować obecne procesy, zidentyfikować obszary, w których wdrożenie agentów AI przyniesie największą wartość, oraz opracować praktyczną mapę drogową transformacji.