Потрібен AI-агент для вашої організації?
Ми проаналізуємо ваш запит і запропонуємо оптимальну архітектуру АІ-рішення
- UA
Освітні інституції сьогодні конкурують не лише навчальними програмами, а і якістю цифрової взаємодії. Навчальні платформи щодня працюють із десятками запитів про курси, події, дедлайни та умови для запису. Коли потенційний учасник шукає релевантну програму, він очікує отримати відповідь одразу, без пошуку по десятках сторінок. Саме тому освітні установи все активніше впроваджують RAG-агентів — інтелектуальних помічників, які поєднують можливості великих мовних моделей із точністю роботи з базами знань. Такі рішення знімають навантаження з менеджерів, дають користувачам миттєві відповіді та суттєво підвищують конверсію звернень у реєстрації, адже потенційний клієнт отримує всю потрібну інформацію за декілька простих кроків. І kmbs органічно впроваджує цю логіку персоналізованої взаємодії з користувачами у власних цифрових ініціативах.
Бізнес-школа системно формує нову управлінську культуру та працює на перетині ідей, лідерства та інновацій. Ключем до цього є флагманські MBA-програми та програми, що задають траєкторію розвитку для тих, хто в перспективі прагне дорости саме до MBA-рівня. А з 2024 року школа розширила цю траєкторію, запустивши новий напрям — штучний інтелект для управлінців, що допомагає керівникам масштабувати вплив технологій у своїх організаціях. В основу підходу kmbs закладено новаторське мислення — від стратегічних програм до форматів, що відкривають лідерам нові ракурси прийняття рішень. Це проявляється у їхньому міжнародному модулі в POLIMI Graduate School of Management, де учасники досліджують тренди індустрій; в новаторських програмах для командирів сил оборони України й в подіях, присвячених бізнес-аналітиці та стратегічному управлінню. Для kmbs інновації — це не технологічний атрибут, а частина їхньої освітньої філософії. Тому природно, що школа впроваджує інтелектуальні інструменти й у взаємодію з авдиторією, обираючи рішення, які відображають їхнє бачення майбутнього освіти.
Відштовхуючись від власної візії та бізнес-потреб, клієнт звернувся до компанії SMART business для створення власного RAG-агента «kmbs Assistant» — інтелектуального помічника на базі Microsoft Copilot Studio, який допомагає відвідувачам сайту швидше орієнтуватися у програмах, подіях, новинах та контенті бізнес-школи. А як пройшло впровадження рішення — ділимось у новій історії успіху!
Для kmbs сайт — це головний первинний канал, через який майбутні учасники знайомляться з програмами та подають запити на навчання. Якщо компанії-партнери систематично направляють на навчання свої команди, то приплив нових учасників забезпечує саме сайт.
Масштаб взаємодії вражає: лише сторінки освітніх програм збирають від 30 до 60 тисяч сеансів щомісяця, що зумовлює високі вимоги до швидкості, точності й ефективності комунікації з потенційними учасниками, партнерами та корпоративними клієнтами.
Попри таку велику активність авдиторії, до запуску RAG-агента бізнес-школа не мала централізованого інструмента, який би автоматично допомагав користувачам орієнтуватися на сайті kmbs. Усі запити оброблялися вручну: через форми, email та дзвінки на гарячу лінію. Такий підхід створював значне навантаження на менеджерів і не завжди забезпечував миттєвість, на яку очікує сучасний користувач.
Більше того, команда kmbs чітко бачила складнощі, пов'язані з використанням внутрішнього пошуку на сайті. Дані аналізу свідчили, що користувачі часто не знаходили потрібну інформацію з першого разу й замість взаємодії із сайтом здійснювали дзвінки або надсилали письмовий запит.
Ідея створити інтелектуального помічника виникла ще близько п'яти років тому, задовго до впровадження RAG-агента від SMART business. Тоді йшлося про звичайного чат-бота без штучного інтелекту — фактично «меню з кнопками», де кожна відповідь мала бути вручну запрограмована. Такий підхід вимагав колосальних зусиль на підтримку й оновлення та не забезпечував бажаного рівня гнучкості. У підсумку стало зрозуміло, що це не той інструмент, який зможе реально допомагати авдиторії, і від ідеї відмовилися.
Ситуація змінилася, коли інструменти на базі штучного інтелекту стали звичнішими, доступнішими й достатньо зрілими для використання у реальних бізнес-сценаріях.
Ми повернулися до концепції цифрового помічника вже з новим запитом — створити рішення, яке мислить контекстом, працює з базою знань бізнес-школи та допомагає користувачу знайти саме той шлях комунікації, який резонує з його професійними амбіціями. Так, якщо потенційний учасник, скажімо, шукає програми з маркетингу, інтелектуальний агент мав би не лише відповісти на запитання, а й зібрати релевантну підбірку програм, які стартують найближчим часом. А якщо питання виходить за межі типового запиту — передати його менеджеру, не обриваючи комунікацію. У результаті компанія SMART business запропонувала рішення, яке точно збіглося з нашими потребами — від роботи з базою знань до інтеграції з внутрішніми процесами.
Сергій Єгоров
Head of IT Department, kmbs
Нам було надзвичайно важливо, щоб RAG-агент завжди надавав актуальну та перевірену інформацію. Дати старту програм, їхня вартість, описи, перелік викладачів і теми постійно оновлюються, тому користувачі повинні отримувати правдиві дані в режимі реального часу. Для нас було критично важливо, щоб бот відповідав на запити й синхронно інтегрував оновлення з нашим сайтом, забезпечуючи максимально зручний і прозорий досвід для потенційних учасників.
Сергій Єгоров
Head of IT Department, kmbs
Реалізація RAG-агента на сайті kmbs відбувалася поетапно, що дозволило поступово налаштувати всі компоненти системи та забезпечити точність і надійність роботи інтелектуального помічника для користувачів бізнес-школи.
Кожен крок — від підготовки інфраструктури до інтеграції з сайтом і тестування — був ретельно опрацьований командою SMART business, щоб гарантовано досягти бажаного результату.
На початковому етапі фахівці SMART business налаштували середовище Microsoft Azure, яке стало базою для розгортання RAG-агента. Це охоплювало забезпечення стабільності, безпеки та масштабованості системи, що є критично важливим для роботи з високим потоком користувацьких запитів.
Наступним кроком був детальний аналіз наявного контенту сайту kmbs та структури файлів. На основі цього команда SMART business сформувала базу знань для RAG-агента — централізоване сховище, з якого агент отримує актуальні дані про програми, події, викладачів, новини та інший контент бізнес-школи. Важливо, що ця база не статична: інтегратор налаштував автоматичний парсер, який постійно оновлює її новими матеріалами з сайту kmbs. Завдяки цьому агент завжди працює з найсвіжішою інформацією, а систематизовані та структуровані дані забезпечують точні й релевантні відповіді для користувачів.
На цьому етапі команда розробника створила опис агента, додала сайт kmbs як основне джерело знань із логічним поділом за розділами та категоріями. Особливу увагу було приділено налаштуванню топіка «Ескалація», який відповідає за автоматичне передавання складних або нетипових запитів менеджерам програм, гарантуючи постійний зв'язок із користувачем та індивідуальне реагування на його потреби.
Для інтеграції RAG-агента з сайтом було налаштовано програмне з'єднання (API), яке автоматично передає й отримує інформацію між системами. Це дозволило агенту «kmbs Assistant» взаємодіяти з користувачами безпосередньо в інтерфейсі сайту.,Наступним кроком стало тестування рішення з командою kmbs, під час якого перевірялися точність відповідей, коректність роботи топіка «Ескалація», швидкість реакції агента та зручність користувацького інтерфейсу.
Фінальний етап включав демонстрацію готового рішення команді kmbs та збір зворотного зв'язку для доопрацювань та ще глибшої кастомізації «kmbs Assistant» під індивідуальні потреби клієнта.,Також SMART business забезпечує адміністративний супровід, що гарантує належну експлуатацію RAG-агента та можливість розширення його функціональності в майбутньому, наприклад, додавання нових розділів, програм, джерел знань або здійснення додатковихінтеграцій з іншими системами та інструментами бізнес-школи.,За лічені дні команда клієнта разом зі спеціалістами SMART business пройшли повний цикл робіт — від налаштування інфраструктури й формування бази знань до тестування та презентації готового RAG-агента, забезпечивши його повну готовність до живої взаємодії з користувачами.
Для kmbs взаємодія з авдиторією завжди була побудована на довірі та природній комунікації. У школі немає класичного відділу продажів, бо кожен менеджер відповідає за власну навчальну програму, а процеси налаштовані так, щоб уникати формального «вайбу продажів» — атмосфери нав’язливого комерційного тиску, коли спілкування з клієнтом зводиться до виконання KPI чи швидкого закриття угоди. Натомість у kmbs менеджер виступає радше як консультант і партнер у виборі напрямку навчання: він допомагає людині зрозуміти, чи навчання справді відповідає її професійним потребам, і лише після цього супроводжує до участі у тій чи іншій програмі.
Завдання менеджера kmbs значно ширша за функцію «записати клієнта на програму». Менеджер проводить коротку мініспівбесіду, щоб зрозуміти, чи дійсно програма відповідає потребам учасника. Цей етап критично важливий для майбутньої динаміки групи, адже якщо серед 20 учасників є кілька людей, яким навчання не підходить, страждає вся група. Тому завдання «kmbs Assistant» — довести людину до комунікації з менеджером і керівником програми, а не замінити цей етап чат-ботом.
Сергій Горов
Head of IT Department, kmbs
Враховуючи вищесказане, клієнт розглядає можливість, щоб у перспективі всі запити, які користувачі залишають через чат-асистента, автоматично дублювались до CRM-системи. Інтеграція з CRM дозволить менеджерам отримувати повну картину звернень і працювати з ними без додаткових ручних дій, а «kmbs Assistant» залишатиметься інструментом, що веде користувача до комунікації, заповнення анкети, дзвінка чи зустрічі з представником бізнес-школи.
Також обговорюється окрема ідея — навчити бота збирати більше інформації про користувача: де він працює, чим займається, які має професійні інтереси. Така функціональність рішення дозволить менеджеру отримати готову зведену інформацію ще до першої розмови з потенційним кандидатом й скоротити час на уточнення необхідних деталей.
Водночас команда kmbs наголошує: баланс між інформативністю та комфортом користувача має бути збережений, щоб люди не відмовлялися від діалогу через надмірну кількість запитань чи відчуття тиску. Завдання асистента — делікатно збирати контекст, але не перетворювати розмову на анкетування, щоб користувач залишався залученим і відчував природність комунікації. І з рішенням від SMART business це реально можливо.
Навіть якщо компанія має чіткі KPI або специфічні бізнес-вимоги, RAG-агенти від SMART business здатні підлаштуватися під будь-які сценарії взаємодії. Вони можуть автоматично збирати інформацію, вести персоналізовані діалоги, передавати запити відповідним менеджерам або інтегруватися з CRM — усе залежить від потреб організації. SMART business розробляє інтелектуальних помічників, враховуючи унікальні особливості кожної компанії, щоб технологія допомагала досягати бізнес-цілей і покращувати досвід всіх користувачів.
Artem Stepanov
Product Owner SDH, SMART business
